Udostępnij
Skomentuj

Sala konferencyjna - jak urządzić? Jak powinna być wyposażona

Sala konferencyjna to nie tylko miejsce spotkań, ale także wizytówka firmy. Od rozmów w niej prowadzonych zależy, jaki klienci, partnerzy, szkoleniowcy czy współpracownicy będą mieli obraz przedsiębiorstwa. Jak urządzić funkcjonalną salę, by robiła dobre wrażenie? Wystarczy trzymać się kilku prostych zasad.

Jak powinna wyglądać sala konferencyjna?

Pokój konferencyjny musi być przestronny. Chodzi nie tylko o funkcjonalność i pomieszczenie dużej ilości osób, ale przede wszystkim o wrażenie. Zobaczmy, jakie są polecane elementy w tego typu przestrzeni i dlaczego są one tak istotne:

  • wielki stół – dobrej jakości, obszerny mebel nie bez powodu pojawia się w salach konferencyjnych. Zapewnia po pierwsze oszczędność miejsca i funkcjonalne rozmieszczenie dyskutantów, jak i wzmaga atmosferę profesjonalizmu. Istotny jest aspekt psychologiczny – rozmówców można usadzić przy stole daleko od siebie, co wytwarza dystans i uczucie szacunku, lub blisko – co sprzyja spoufaleniu się. Stąd w strukturach hierarchicznych warto wybrać stół prostokątny i długi. Natomiast dla przestrzeni bardziej otwartych, gdzie mebel ma służyć dyskusjom i burzom mózgów, lepiej wybrać stół okrągły;
  • prostota stylu – sala konferencyjna na służyć skupieniu i rozmowie; znaczna ilość dodatków będzie rozpraszała odwiedzających. Ponadto w miejscu mogą przebywać różni ludzie, reprezentujący odmienne środowiska – dlatego polecane są wystroje stonowane i uniwersalne. To samo dotyczy kolorów. Jakie będą najlepsze? Beż, granatowy, zieleń, szarość, biel, czerń. Unikać należy barw ostrych;
  • ergonomia – powyższe służy także ergonomicznej pracy w sali. Zadbajmy ponadto od odpowiednie oświetlenie, wygodę miejsc siedzących i o to, aby były dopasowane do przestrzeni tak, by każdy mógł widzieć i dobrze słyszeć głównego rozmówcę. W sali warto ustawić tablicę bądź miejsce na rzutnik i ekran. Pamiętajmy również o kontaktach elektrycznych w podręcznych miejscach;
  • jakoś materiałów – jako że sala ma być wizytówką, meble i akcesoria w niej ustawione nie mogą wyglądać na zniszczone po kilku latach użytkowania. Dlatego warto stawiać na jakość. Odpowiednie będą meble drewniane – stoły lite bądź z metalowymi nogami, a także fotele z wygodnym obiciem i o stabilnej konstrukcji. Do wnętrz klasycznych można dopasować modele z drewna, jednak w nowoczesnych mogą pojawić się fotele biurowe klasyczne – byle komfortowe i dobrze dopasowywały się do kręgosłupa.

Warto wiedzieć

Negocjacjom i rozmowom sprzyja styl nowoczesny. Otwartość, prostota, jasne kolory i elegancja wzmagają otwartość i pozytywne nastawienie. Wybierając meble do sali konferencyjnej, lepiej zrezygnować z konserwatywnego w architekturze.

Sala konferencyjna – co powinna zawierać?

Jakie elementy powinna mieścić w sobie sala dobrze wyposażona konferencyjna? Po pierwsze, należy trzymać się tego, co jest praktyczne i konieczne. Zastanówmy się, czemu służyć ma sala. Jeśli długim obradom sprzyjać będzie fachowa literatura czy komputery na osobnych stanowiskach (na przykład dla protokolantów), zakupmy zestaw z biurkami lub półką – jednak jeżeli nie jest to konieczne, lepiej zrezygnować z wszystkich zbytecznych, niepotrzebnie przykuwających uwagę elementów.

Po drugie – warto kupować komplety wyposażeń. Jeśli chcemy dopasować pojedyncze meble i akcesoria, koniecznie muszą one reprezentować jednolity styl. Eklektyczność nie jest polecana przy projekcie wnętrza przestrzeni konferencyjnej..

Pamiętając o tych zasadach, wybierzmy najważniejsze elementy sali konferencyjnej:

  • stół i krzesła – poza krzesłami stale przypisanymi do sali, warto przygotować się na ewentualność większej liczby gości i mieć w zanadrzu siedziska dodatkowe;
  • stolik barowy na wodę, kawę – przynoszenie napojów i przekąsek, jeśli charakter spotkania nie pozwala ich umieścić na stole, może być uciążliwe, zatem warto zaopatrzyć się w niewielki, dodatkowy stolik;
  • oświetlenie – światło powinno być rozproszone, usytuowane bezpośrednio nad stołem lub również na ścianach. Lepiej decydować się na neutralne barwy, niezbyt ostre, które nie męczą wzroku, ale umożliwiają dokładne widzenie. Jeśli pozwala na to projekt budynku, warto salę usytuować w pobliżu obszernych okien, aby wpadało do pokoju światło słoneczne. Pamiętać jednak należy o zainstalowaniu rolet;
  • klimatyzacja – optymalna temperatura jest szczególnie ważna podczas długich rozmów. Latem brak klimatyzacji może wręcz przyczynić się do niepowodzenia spotkania;
  • projektor, ekran, sprzęt nagłośnieniowy – warto zadbać, aby te elementy były dobrej jakości i odpowiednio wpasowywały się w projekt pomieszczenia. Nawet najlepsza prezentacja nie może odnieść negatywny skutek, jeśli nie będzie miała odpowiedniej odprawy audiowizualnej.

Sala konferencyjna – powierzchnia na osobę

Idealne pomieszczenie ma kształt prostokąta o proporcjach boków 2:3. Sala powinna być jednoprzestrzenna, tj. nie zawierać niepotrzebnych ścian działowych czy kolumn. Jeśli w pomieszczeniu ma docelowo przebywać więcej niż 100 gości, powinno mieć ono dwa wejścia.

Im większa sala, tym wyższy powinien być sufit – pamiętajmy, że część sufitu będzie przeznaczona na instalację audiowizualną. Przy niskim stropie może być niemożliwe odpowiednie zamontowanie sprzętu. Co jeśli chodzi o powierzchnię na osobę? Przepisy BHP mówią o 1 m2 na jednego człowieka dla wyjść ewakuacyjnych. W praktyce wszystko zależy od ilości osób. Przyjmuje się, że na 20 użytkowników sala powinna liczyć przynajmniej 75 m2, na 50 – około 180 m2. 

Podobne artykuły
 
Udostępnij
5,0
2 oceny
Oceń artykuł i Ty!

Komentarze (0)